Categorieën
Efficient werken

Efficiënter werken met DocuSign

Ik beoordeel veel overeenkomsten en andere documenten die uiteindelijk moeten worden ondertekend. Alle overeenkomsten afdrukken, bij je baas binnenlopen, laten ondertekenen, scannen, of zelfs per post opsturen, is behoorlijk inefficiënt. Documenten kunnen kwijtraken of onjuist worden ondertekend. Wanneer het gaat om een grote hoeveelheid overeenkomsten, is het bovendien lastig om overzicht te bewaren. Daarom ben ik een groot voorstander van digitaal ondertekenen. Zelf gebruik ik DocuSign. DocuSign is wereldwijd het meestgebruikte systeem voor digitaal ondertekenen.

to DocuSign has become the verb for trusted electronic signing

Zoals DocuSign het zelf zegt. (Overigens is dit vanuit het merkenrecht een interessante uitdrukking – een nieuw blogonderwerp is snel gevonden.)

Digitaal ondertekenen leidt soms tot weerstand bij ondertekenaars, maar het is praktisch bezien een prima alternatief voor de fysieke handtekening. Een DocuSign-handtekening levert meer betrouwbare gegevens op dan een gescande pdf, zoals het moment van ondertekening, de e-mail- en IP-adressen van de ondertekenaars en het bewijs dat het document compleet is (en dus geen pagina’s ontbreken of zijn toegevoegd na ondertekening).

Weerstand

Bij weerstand bij ondertekenaars wijs ik vaak op de validity guide van DocuSign. Helaas lukt het mij daarmee niet altijd om iedereen te overtuigen. Aanvullende vraag kan dan zijn of de ontvanger onder een steen heeft geleefd, eventueel gecombineerd met het feitje dat in Amerika huizen worden gekocht via DocuSign. Maar goed, er bestaan nog altijd culturen waarin een bedenkelijke hang bestaat naar een document met een stempel (als back-up nog altijd aanwezig in mijn bureaulade). Maar dit zijn gelukkig wel uitzonderingssituaties.

Juridische waarde van de digitale handtekening

In mijn volgende blogpost ga ik in op de juridische waarde van de digitale handtekening. Deze week behandel ik enkele praktische tips voor gevorderde DocuSign-gebruikers om efficiënter te werken. Via de linkjes in dit blog lees je op de website van DocuSign hoe je stap-voor-stap de betreffende functies kunt instellen.

Tip 1: Schakel two-step verification in

Na verloop van tijd zal je DocuSign-account veel vertrouwelijke informatie en overeenkomsten bevatten. Deze informatie bewaar je niet in een kartonnen doos in een tuinhuisje met een poeziealbumhangslotje. Het enkel beveiligen van je account met een gebruikersnaam en wachtwoord is daarom onvoldoende. Je wilt immers niet dat de overeenkomsten in je DocuSign-opslag op straat komen te liggen. Je kunt two-step verification inschakelen (nadat je bent ingelogd) via deze pagina. Je kunt vervolgens DocuSign koppelen aan bijvoorbeeld je Google Authenticator, Microsoft Authenticator of Authy app op je telefoon.

Na het inloggen op een (nieuwe) computer moet je vervolgens toestemming geven op je telefoon. Op de support-pagina’s van DocuSign lees je meer over het instellen. Two-step verification maakt de omgeving veel veiliger, dus vooral doen.

Tip 2: Werk met templates

Je werkt veel efficiënter door in DocuSign templates te maken voor de verschillende overeenkomsten die je vaak gebruikt. Ik werk bijvoorbeeld met templates voor licentieovereenkomsten, NDA’s en verschillende andere sjablonen. Dit kunnen documenten zijn die je ongewijzigd wilt gebruiken (zoals voorwaarden waar alleen een handtekening onder moet worden geplaatst). Je kunt in DocuSign echter ook prima een template aanmaken waarin je nog aanpassingen gaat maken (zoals de namen van partijen en de inhoud van de overeenkomst).

Het voordeel van een template in DocuSign is dat je automatisch kunt instellen wie de (soorten) partijen zijn die ondertekenen, verzendberichten kunt instellen en automatisch de handtekeningenblokken in je document kunt laten plaatsen. Dat is één keer wat werk om in te stellen, maar scheelt je vervolgens dagelijks tijd.

Wanneer je een template hebt gemaakt, kun je instellen dat je geüploade contracten automatisch worden herkend als de betreffende template. Met de functie ‘Intelligent Document Recognition’ kun je een zone instellen waarmee DocuSign jouw contract herkent als een specifieke template. Bijvoorbeeld:

Intelligent Document Recognition herkent een zone in je document.

Ieder document dat vervolgens wordt geüpload met de tekst ‘Licentieovereenkomst voor uitgave van een werk’ op dezelfde plaats, wordt door DocuSign automatisch als de betreffende template herkend. Zolang deze kop in je document blijft staan, blijft DocuSign je bestand herkennen.

In een template kun je ook instellen dat handtekeningen automatisch worden geplaatst op een bepaalde plaats. Dit doe je met de AutoPlace-functie binnen DocuSign. Hieronder zie je dat op de plaats van de tekst \Signature1\ automatisch de handtekening van de uitgever wordt geplaatst.

Automatisch handtekeningen plaatsen.

Door overigens de tekst \Signature1\ in je Word-document wit te maken, is deze in de getekende overeenkomst niet meer zichtbaar – maar wordt de handtekening wel goed geplaatst.

Tekst wit maken in je Word-document.

Tip 3: PowerForms

De PowerForms-functie van DocuSign is erg handig voor documenten die kunnen worden ondertekend in een ongewijzigde form, zoals NDA’s. Je kunt je collega’s de link van een PowerForm geven en zij kunnen vervolgens verder alles zelf regelen.

Tip 4: De Office-plugin

Zorg er ten slotte voor dat je de DocuSign-plugins voor Word en Outlook hebt geïnstalleerd. Met de plugins stuur je documenten met een klik vanuit Word of vanuit een e-mailbericht in Outlook naar DocuSign. Er verschijnen door de plugins twee handige knoppen in Outlook en Word om documenten zelf te ondertekenen en te laten ondertekenen:

De knoppen ‘Sign Attachments’ en ‘Request Signatures’ verschijnen door de plugin in Outlook en Word.

Dat scheelt handmatig opslaan en uploaden. Zeker in combinatie met de bovenstaande tips kun je zo binnen een halve minuut een overeenkomst versturen ter ondertekening.